„Änderungen nachverfolgen“: So gehen Sie mit einem lektorierten Word-Dokument um (dddj-Tutorial #3)

Microsoft Word bietet (nicht nur) Lektor:innen die großartige Möglichkeit, Änderungen in einem Dokument für alle, die daran arbeiten, nachvollziehbar zu machen: mit der simplen wie genialen Funktion „Änderungen nachverfolgen“ – zu finden unter dem Menüpunkt „Überprüfen“.

Wenn Sie zum ersten Mal ein Lektorat beauftragt haben und eventuell mit Word nicht so vertraut sind, kann ein lektoriertes Dokument zu Beginn leicht überfordern. In unserem Tutorial erklären wir Ihnen verständlich, wie Sie am effizientesten vorgehen.

Sie bekommen von uns die korrigierte Datei. Was nun?

Ihre Lektorin schickt Ihnen eine Mail mit der lektorierten Word-Datei und einem kurzen Begleitschreiben. Öffnen und speichern Sie die korrigierte Datei, die von uns mit dem Kürzel _korr versehen wurde. In dem lektorierten Dokument sehen Sie nun am rechten Blattrand unsere Kommentare, links rote Balken. Die Balken markieren jene Stellen im Text, an denen Änderungen vorgenommen wurden. Mit einem kurzen Klick auf eine dieser Linien erscheinen im Text farblich hervorgehoben alle von uns vorgenommenen Korrekturen. So können Sie ganz einfach zwischen „unsichtbaren“ und „sichtbaren“ Korrekturen hin und her wechseln. Ist der Balken rot, sind die Änderungen ausgeblendet, ist der Balken grau, sind die Änderungen sichtbar.

Roter Balken, die Änderungen sind ausgeblendet

Grauer Balken, die Änderungen sind zu sehen

Um auf Nummer sicher zu gehen und damit in Ihrer Datei keine unabsichtlichen Änderungen vorgenommen werden, speichern Sie eine Kopie der lektorierten Datei am besten als eine Art Übungsdokument ab, in dem Sie herumprobieren können.

Nun können Sie sich in Ihrem Übungsdokument mit der Word-Funktion vertraut machen. Lesen Sie die Kommentare in Ruhe durch und schauen Sie sich die Änderungen an.

Sie arbeiten nun mit Ihrem Text weiter

Abhängig davon, wie lang Ihr Text ist und wie hoch der Korrekturaufwand war, haben Sie zwei Möglichkeiten, mit den Korrekturen im Fließtext umzugehen.

Wenn Sie jede Änderung einzeln durchgehen möchten, bringen Sie den Text zunächst in jene Form, in der der Balken links grau erscheint. Klicken Sie anschließend mit der rechten Maustaste auf den farblich markierten (von uns eingefügten, gestrichenen, geänderten) Text. Es erscheint ein Fenster, in dem Sie auswählen können, ob Sie die Änderung annehmen oder ablehnen möchten. Alternativ können Sie mit den blauen Pfeilen in der Menüleiste von Änderung zu Änderung hüpfen.

Entscheiden Sie, ob Sie eine Änderung annehmen möchten oder nicht

Mithilfe der blauen Pfeile können Sie von einer Änderung zur nächsten springen

Arbeiten Sie sich durch das gesamte Dokument, bis jede einzelne Änderung von Ihnen durchgesehen wurde. Wenn es um Grammatik, Interpunktion, Orthografie geht, empfehlen wir auf jeden Fall die Annahme unserer Änderungen. Fragen Sie einfach bei uns nach, wenn Ihnen etwas sonderbar vorkommt. Bei stilistischen Vorschlägen können Sie natürlich abwägen.

Alternativ können Sie auch mit der Word-Datei arbeiten, in der Sie den Balken links rot erscheinen lassen. Diese Vorgehensweise empfehlen wir vor allem bei längeren Texten mit größerem Korrekturaufwand, da man so effizienter mit den Änderungen arbeiten kann. Sie haben also den Text vor sich, der keine hervorgehobenen Korrekturen darstellt, der Lesefluss wird nicht gestört. Arbeiten Sie sich durch Ihr Dokument und klicken Sie bei Bedarf auf den Balken, um eine Änderung sichtbar zu machen und sie ggf. auch abzulehnen, wenn Sie mit unserem Vorschlag nicht einverstanden sind. Sind Sie am Ende Ihres Textes angelangt und mit dem Ergebnis zufrieden, so nehmen Sie alle Änderungen an.

Am Ende steht nun in beiden Fällen ein Dokument, in dem nur noch die Kommentare zu sehen sind.

In einem zweiten Schritt (und wenn es nicht bereits vorher im Rahmen Ihrer Überarbeitung passiert ist) kümmern Sie sich um die Kommentarblasen. Wir Lektor:innen merken dann etwas in Kommentaren an, wenn wir einem Gedanken nicht folgen können, etwas unschlüssig ist, eine Quellenangabe fehlt usw. – also überall dort, wo wir als Außenstehende nicht direkt in den Text eingreifen können. Nun sind Sie gefragt! Gehen Sie einen Kommentar nach dem anderen durch. Wenn wir in den Kommentaren eine Frage stellen, betrachten Sie diese als Anregung, an Ihrem Text zu feilen. Schreiben wir beispielsweise: „Wie ist das gemeint?“, ist das ein Hinweis für Sie, dass der Satz nicht gut verständlich ist. Schreiben Sie den Satz so um, dass der Gedankengang für andere nachvollziehbar wird. Haben Sie einen Kommentar abgehandelt, so können Sie ihn anschließend löschen.

Tadaa!

Vor Ihnen am Bildschirm erscheint nun eine Datei ohne sichtbare Änderungen, ohne Kommentare. Sofern Sie kein zweistufiges Lektorat gebucht haben, ist der Korrekturprozess abgeschlossen und Sie können mit Ihrem Projekt den nächsten Schritt setzen. Natürlich beantworten wir von der/die/das Joghurt gern auch zwischendurch Ihre Fragen.